المقدمة

لقد أصبحت التطبيقات الإلكترونية جزءا مهما من الحياة اليومية وأدت إلى التطور النوعي للمحتوى العملي والتكنولوجي والتطور الإداري الحاصل على المستوى العام في كافة المنظمات والشركات والمؤسسات.

وتقدم جوجل العديد من الخدمات والتطبيقات المجانية للمستخدمين حيث يتجاوز عدد تلك الخدمات 30 خدمة في أكثر من مجال، الإنترنت والهواتف الجوالة، وإدارة الأعمال، والوسائط المتعددة، والجغرافيا، والبحث المتخصص والخدمات المكتبية والمنزلية، والتواصل الاجتماعي. (جوجل، 2018)

وتعد شركة جوجل من الشركات الرائدة في مجال التطبيقات الإدارية التي تعتمد على نظام التخزين السحابي، وتستخدم الكثير من الشركات تطبيقات جوجل الإدارية وبنظرة سريعة على بعض الأرقام يلاحظ أنه في شهر أيلول من العام 2018 استخدم ثلاثون مليون شخص تطبيقات جوجل الإدارية حول العالم، كما استخدم مئة وتسعون مليون شخص خدمة جوجل درايف، سواء كان من المنزل أو العمل أو المدرسة. (Schrom, 2014)

تطبيقات جوجل Google Apps

مجموعة من الأدوات والحلول التعاونية والتشاركية المقدمة من شركة جوجل Google، والتي يمكن الاستفادة منها بشكل كبير في العملية الإدارية، وتتميز تطبيقات جوجل المجانية بعدة خصائص قلما تجتمع في الحلول التعاونية للشركات الأخرى، مما يجعل العديد من الأنظمة والمؤسسات تختار الحلول التعاونية لجوجل في طريقها نحو عالم التقنية.

المستويات الإدارية

يوجد ثلاث مستويات إدارية وهي:

1_ الإدارة الاستراتيجية (العليا)

يقع هذا المستوى في قمة الهرم التنظيمي ويشغله مديرو الإدارة الاستراتيجية بمسمياتهم المختلفة (المدير العام، المدير التنفيذي، ومجموعة من الإداريين) يسمون مجلس الإدارة.

مسؤوليات الإدارة الاستراتيجية

• رسم السياسات والاستراتيجيات وتحديد الأهداف الشاملة للمؤسسة.
• توجيه عملية التفاعل بين المؤسسة والبيئة المحيطة بها.
• وضع الخطط المستقبلية الكفيلة بتحقيق الأهداف المرجوّة.
• وضع الهيكل التنظيمي للمؤسسة، وتحديد المستويات الإدارية وتوزيع المراكز الوظيفية.

2- الإدارة الوسطى

الإدارة الوسطى، وتقع ما بين مستويين الإدارة الاستراتيجية والدنيا، وتمثل عادة أكبر عدد من الإداريين وبمسميات مختلفة. تختص بالإشراف على النشاطات الكفيلة بتنفيذ السياسات والاستراتيجيات التي حددتها الإدارة العليا، بمعنى أنها تترجم السياسات المحددة من الإدارة العليا، والعاملون فيها عادة ما يكونون مصدراً للابتكار والتطوير في مجال أعمالهم، وهم أيضاً معنيّون بتنسيق أعمال الإدارة الدنيا. 

3- الإدارة الدنيا

وتتولى تنفيذ الخطط والأهداف التي تضعها الإدارات الاستراتيجية والوسطى على أرض الواقع بإشراف ومتابعة ميدانية أيضا، ويغلب في هذا النوع من الإدارات التخصص الدقيق.

مميزات تطبيقات جوجل الإدارية

أ-التعاون والتشارك بين المستويات الإدارية

تتميز تطبيقات جوجل Google Apps بدرجة عالية من التعاونية والتشاركية، حيث يوفر كل من موقع جوجل على الويب وأدوات إنشاء المستندات إمكانية التحرير والتعاون في الوقت الفعلي بالإضافة إلى أدوات التحكم الفعال في المشاركة والتوافق السهل.

ب-توفير الوقت والجهد

تمكن تطبيقات جوجل Google Apps من تيسير بعض المهام مثل كتابة المقالات وجدولة مواعيد الفصل. كما يمكن لمجموعة من الموظفين العمل معًا على إحدى المهام في محرر مستندات Google، بحيث يطلع كل فرد في المجموعة على التغييرات في الوقت الفعلي بدلاً من انتظار تلقي النُسخ عبر البريد الإلكتروني، مما يساعد على ربح وقت ثمين يمكن أن يقضى في العمل.

ج-سهولة ومجانية الاستعمال إلى حد معين

تتميز تطبيقات جوجل بمجانيتها لحد معين، وبواجهة استعمال سهلة وجذابة، كما أن كل تطبيقات جوجل سحابية، أي أنها لا تحتاج إلا لمساحة صغيرة على القرص، بالإضافة إلى إمكانية الولوج إلى جميع التطبيقات بحساب جوجل واحد ومن أي جهاز مرتبط بالإنترنت.

د-محافظة على بيئة صديقة

تساعد تطبيقات جوجل على تقليل الاعتماد على الأوراق، كما أنها تقلل من انبعاث الكربون حيث تدعم Google Apps مراكز بيانات موفرة للطاقة. (Yeung, 2012)

أهم تطبيقات جوجل الإدارية

1-نماذج جوجل Google Forms

ويستخدم في كافة العمليات الإدارية من حيث تعبئة الاستبيانات، أو اتخاذ قرارات من خلال توزيع نموذج لأخذ آراء العاملين في الشركة، فهي تستخدم في المستويات الإدارية كافة.

2-تقويم (مفكرة) جوجل Google Calendar

وتستخدم في كافة المستويات الإدارية المختلفة، فهي خدمة أخرى سهلة الاستخدام من جوجل ذات فوائد متعددة، فعن طريق المفكرة تستطيع تنظيم مواعيدك ومهامك المطلوب منك إنجازها، وتحديد مواعيد تسليم المشاريع وغيرها الكثير. وبالرغم من كون المفكرات متوفرة على نطاق واسع سواء الورقية منها أو الموجودة على الهواتف المحمولة أو على الحاسبات الشخصية إلا أن مفكرة جوجل تتيح لك مشاركة مفكرتك مع الآخرين سواء زملائك في العمل أو حتى عائلتك، ويمكنك ذلك من تنسيق مواعيدك واجتماعاتك والمشاريع المطلوبة منك وإطلاع الجميع عليها.

3-ترجمة جوجل Google Translate

يستخدم من قبل المستويات الإدارية المتوسطة لإمداد الإدارة الاستراتيجية والدنيا بالمعلومات المختلفة، هي خدمة مقدمة من جوجل لترجمة الكلمات والجمل والوثائق وحتى المواقع إلى 58 لغة مختلفة. وهذه الخدمة تعكس بشكل كبير توجهات ورسالة جوجل العالمية لجعل المعارف والعلوم متاحة للجميع دون عوائق والتي من بينها عائق اللغة. ويعتمد جوجل في ترجمته على تقنية متطورة تتيح تتبع آلاف الوثائق المكتوبة والتي تمت ترجمتها مسبقًا من قبل مترجمين محترفين بكلا اللغتين المترجم عنها والمترجم إليها لمعرفة كيفية تنسيق الجمل وصياغة العبارات صياغة لغوية صحيحة.

4-جوجل الشخصي I google

ويستخدم من قبل الإدارة المتوسطة لتخزين ما يخصها من أعمال، يمكن مستخدمه من تفريد وتخصيص صفحته الرئيسية لتحتوي على مربع بحث جوجل في أعلى الصفحة واختيار أي عدد من الأدوات التي يوفرها جوجل أسفل منها بحيث تظهر الصفحة وكأنها صفحة من صحيفة يومية مقسمة إلى مربعات يحتوي كل مربع منها على إحدى الأدوات.

5-البريد الالكتروني Gmail

ويستخدم من كافة المستويات الإدارية فهو عبارة عن بريد يمكن من خلاله تبادل المعلومات والأخبار والأمور التي تتعلق بالعمل، حيث يتم إرساله من الإدارة الاستراتيجية للإدارة المتوسطة ومنها للإدارة الدنيا وبالعكس، وله مميزات عديدة من أهمها أنه البريد الإلكتروني المطلوب للتسجيل والاشتراك في خدمات مواقع جوجل المختلفة، كما أنه يتميز بقلة البريد غير المرغوب فيه (الدعائي) المزعج وأمانه العالي وسعته التخزينية الكبيرة.. كما أن استخدام بريد جوجل الإلكتروني يتميز بخاصية المحادثة النصية أو الصوتية أو المرئية مع الأشخاص الموجودين في قائمة الاتصال الخاصة.

6-خدمات الحوسبة السحابية Google Drive

وهي تستخدم في المحافظة على المستندات وتخزينها، للإدارة الاستراتيجية والوسطى والدنيا أيضاً، فهو أحد التطبيقات المتميزة في جوجل، حيث يساعد على حل مشكلة تبادل المستندات بين أفراد فريق العمل الواحد عن طريق البريد الإلكتروني ليكون المستند متوافرًا للجميع في نفس الوقت عبر جوجل مستندات. وبذلك يتم اختصار الوقت والجهد. ولا يقتصر ذلك على المستندات، حيث يمكن العمل التعاوني على الجداول والعروض التقديمية والرسوم.

7-مجموعات جوجل Google Group

يمكن للإدارة الدنيا استخدامها فهي تتيح لمستخدميها التعرف على أشخاص آخرين يشاركوننا نفس الاهتمامات والتواصل معهم بفاعلية وتبادل المعلومات.

تقييم تطبيقات جوجل

تستخدم النظرية العامة للنظم مجموعة من المداخل التي يمكن تطبيقها على مختلف أنواع الأنظمة مهما وصلت درجة التعقيد فيها وهذه المداخل هي:

مدخل نظرية المعلومات: ويتم من خلال ثلاث مستويات

المستوى الأول: المستوى التقني فجميع تطبيقات جوجل تعمل في مختلف أنواع أنظمة التشغيل مثل ويندوز ولينكس، بالإضافة إلى أنظمة تشغيل خاصة بالأجهزة النقالة مثل اندرويد.

المستوى الثاني: لوحظ من خلال الدخول إلى النظام أنه يوجد تجانس وتناسق بالألوان كما أن الأيقونات مرتبطة بشكل يسهل على المتصفح الوصول إليها، إضافة إلى أن الكلمات والمفردات واضحة ومتعارف عليها.

كما ونرى أيضا أن تصميم الموقع متناسق ومتناسب مع معايير التصميم الحديثة حيث أنه متوافق مع جميع أحجام الشاشات سواء على الهاتف الذكي أو على الأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر.

وبالإضافة الى ذلك تم استخدام لغة CSS لتصميم واجهة الموقع، وهذا ما يسهل عملية تطبيق التصميم على كل صفحات الموقع ويزيد من التوافقية مع كافة الأجهزة والمتصفحات.

المستوى الثالث: من خلال تجربتي لاستخدام الموقع تبين الآتي:

• سرعة استجابة الموقع.
• سهولة التواصل الداخلي بين الموظفين.
• سرعة المشاورة واتخاذ القرارات المناسبة.
• التخفيف من الأوراق والعمل اليدوي.

مدخل الاتصالات الإنسانية

• نجد من خلال تصفح تطبيقات جوجل أن هذا الأخير يهتم بمتخصصي الموارد البشرية واحتياجاتهم وكل ما يهم الموارد البشرية من مهارات وآراء ومقالات ومقارنات وممارسات.

مدخل الاتصالات التنظيمية

تختص التطبيقات الخاصة بشركة جوجل بالعمل الإداري بشكل عام حيث يتم من خلالها تسهيل المهام على كافة المستويات الإدارية، فلا نرى حاجة إلى تغيير في النظام إلا في تعديل بسيط في الوقت والجهد المبذولين في تحقيق أهداف المنظمة وتحقيق أعلى مستوى من العوائد.

ملاحظات على التطبيقات

• إن تطبيقات جوجل طورت بشكل كبير التطبيقات الإدارية للمستويات الإدارية العليا والدنيا والوسطى.
• جاءت نتيجة تقييم واجهة المستخدم وتطبيق تجربة المستخدم UX بالملاحظة المباشرة كما يلي:
• من خلال استخدام تطبيقات جوجل يلاحظ أن جميع تطبيقاتها لها اشكالها وتصمميها الجذابة والتي تدفع الشخص لتنزيلها والاشتراك فيها.
• يسمح النظام بالبحث المباشر ويوجد مكان مخصص وواضح في النظام للبحث بشكل سهل ويقدم المساعدة الفورية لأي مستخدم.
• تتيح التطبيقات داخل المنظمات سرعة التواصل وسرعة نقل المعلومات فهي عبارة عن أدوات استدلال للعمليات الإدارية لتصويب الخطأ وتدعم الصواب والاستمرار فيه.
• لا يسمح النظام بحدوث مشكلة في التنقل بين الأنظمة الفرعية وليس هناك قيود وأذونات للتنقل بين الأنظمة.
• سهولة الاستخدام، حيث أن التطبيقات سهلة ويمكن استخدامها بكل سهولة ويسر في أي مكان من الجوال والكمبيوتر.
• التأثير العاطفي: التطبيقات تساهم في ربط الشخص بالآخرين وتدعم اتخاذ القرارات بشكل سليم ودقيق.
• يحقق استخدام تطبيقات جوجل منفعة تتمثل في تعزيز القيام بالعمل الإداري ومواكبة التطورات في العملية الادارية.

 

التوصيات

1. تبني المنظمات والمؤسسات لتطبيقات جوجل في العمل الإداري.
2. ضرورة إعداد دورات تدريبية في كيفية استخدام تطبيقات جوجل الإدارية.
3. تشجيع أفراد المستويات الإدارية المختلفة على الاستفادة من إمكانيات تطبيقات جوجل لتنمية المهارات الرقمية.

---

المراجع العربية

• حمد، بن زهية. (2018) أثر استخدام تكنولوجيا المعلومات في تنمية رأس المال البشري: دراسة حالة مؤسسة كوندور -ببرج بوعريريج”. مجلة دراسات وأبحاث المجلة العربية في العلوم الإنسانية والاجتماعية: (3) 10، ص 476-460
• السالمي، علاء عبد الرازق (2008). الإدارة الإلكترونية، دار وائل للنشر، عمان، الأردن.
• غانم، منجي. (2016). أثر استخدام تطبيقات جوجل في تنمية اكتساب طلبة الصف السادس في المدارس الحكومية للمفاهيمي العلمية واتجاهاتهم نحو تقبل التكنلوجيا.
• النجار، حنين. (2019). واقع استخدام بعض تطبيقات جوجل التفاعلية في تنمية بعض المهارات الرقمية لدى طلبة الدراسات العليا في الجامعات الأردنية، جامعة الشرق الأوسط، كل الجامعة.

المراجع الأجنبية

• Google for Education. (2015a). John monash science school courses go virtual with google apps for education. Retrieved from Google for Education: http://goo.gl/2LarGn
• Hokka, Paivi, and Etelapelto, Anneli (2014). “Seeking New Perspectives on the Development of Teacher Education A Study of the Finnish Context”. Journal of Teacher Education: 65 (1): 39-52.
• Schrom, B. (2014, 9 30). Announcing drive for education: the 21st century backpack for students. Retrieved 08 15, 2015, from Google for Education: http://googleforeducation.blogspot.com/2014_09_01_archive.html
• Yeung, K. (2012, 10 01). This world teachers’ day, google celebrates educators who make a difference. Retrieved from The Next Web: http://goo.gl/01oEYp

المواقع الالكترونية

• www.google.com